第五章 檔案和信息管理
第三十四條 獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案和信息管理的基本原則是：
（一）真實(shí)準(zhǔn)確。獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案和信息內(nèi)容做到與實(shí)際情況相符。確保各類資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。
（二）及時(shí)完備。獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案和信息資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、整理、歸類、建檔、錄入、反饋，確保各類資料完整全面。
（三）統(tǒng)一規(guī)范。省級(jí)人口計(jì)生部門制定獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案管理和信息錄入、反饋的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確定分類分級(jí)管理權(quán)限和范圍，確保各類資料的規(guī)范性。
（四）便捷有效。各類獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案和信息資料要簡(jiǎn)易明了，方便查詢，提高利用率。
第三十五條 獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象檔案管理主要內(nèi)容和基本要求是：
(一)主要內(nèi)容
1、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案，指經(jīng)縣鄉(xiāng)人口計(jì)生部門確認(rèn)的獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象的有關(guān)信息資料。主要包括：（1）個(gè)人申請(qǐng)書；（2）申報(bào)表；（3）身份證和婚姻證明、戶口簿復(fù)印件；（4）村級(jí)審議表、群眾座談?dòng)涗洸牧希唬?）新增對(duì)象見(jiàn)面調(diào)查表；（6）領(lǐng)取獎(jiǎng)勵(lì)扶助金存折通知單送達(dá)回執(zhí)；（7）年審表；（8）其它相關(guān)證明材料。
2、獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作檔案，指記錄獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作過(guò)程的各類資料。主要包括：（1）相關(guān)文件、工作計(jì)劃和總結(jié)評(píng)估報(bào)告等；（2）各類表格；（3）年度獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象名單紙質(zhì)表格和電子文檔；（4）影像資料；（5）其它相關(guān)材料。
（二）管理程序
1、檔案收集2、立卷分類3、立卷組合4、立卷編目5、檔案歸檔6、檔案保管
（三）基本要求
1、專人負(fù)責(zé)，專柜存放，集中管理?？h、鄉(xiāng)級(jí)人口計(jì)生部門要指定專人負(fù)責(zé)獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案管理工作，配備專門的檔案柜，集中保存、管理獎(jiǎng)勵(lì)扶助檔案資料。村級(jí)由村計(jì)劃生育專干（管理員）負(fù)責(zé)管理。
2、分級(jí)分類歸檔。
（1）分類建檔。按照檔案資料性質(zhì)，分獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案和獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作檔案兩類進(jìn)行歸檔。其中，獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案以個(gè)人為單位，按一人一卷建檔；獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作檔案以年度為單位，按一年一卷建檔。
（2）分級(jí)歸檔。獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象信息資料個(gè)人檔案由縣級(jí)人口計(jì)生部門負(fù)責(zé)歸檔，鄉(xiāng)級(jí)人口計(jì)生部門為方便工作也可建立對(duì)象個(gè)人輔助檔案；獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作檔案由各級(jí)人口計(jì)生部門分別負(fù)責(zé)本級(jí)的獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作資料的收集、整理、立卷和歸檔工作。
3、檔案裝訂整齊有序，方便查詢。按照檔案管理要求編制檔案索引目錄。獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案卷內(nèi)材料的排列，按目錄、申請(qǐng)申報(bào)確認(rèn)材料、戶籍材料、婚姻、生育材料等順序排列，形成確認(rèn)對(duì)象的完整卷宗；獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作檔案卷內(nèi)材料，按目錄所定順序整理排列。
4、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案卷內(nèi)材料的目錄填寫、案卷裝訂、借閱、查詢等按《檔案管理?xiàng)l例》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案為永久卷。
5、獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人檔案的整理歸檔，從每年度獎(jiǎng)勵(lì)扶助金發(fā)放后開(kāi)始，當(dāng)年10月底之前完成；獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作檔案的整理歸檔，每年元月份開(kāi)始對(duì)上年度檔案進(jìn)行收集、整理，2月底之前完成。
第三十六條 獎(jiǎng)勵(lì)扶助信息管理的主要內(nèi)容和基本要求是：
（一）基本內(nèi)容
1、基本信息內(nèi)容及其來(lái)源
獎(jiǎng)勵(lì)扶助信息分為三類：獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象信息、獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金信息、獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作信息。
（1）獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象信息：
①獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)案信息
②獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象匯總信息
信息來(lái)源：人口計(jì)生部門按照獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象條件和確認(rèn)程序自下而上登記、上報(bào)。
（2）獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金信息：
①獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金預(yù)算信息
信息來(lái)源：財(cái)政部門根據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象人數(shù)、獎(jiǎng)勵(lì)扶助標(biāo)準(zhǔn)、各級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān)比例等計(jì)算（計(jì)算過(guò)程由信息系統(tǒng)完成）。
②獎(jiǎng)勵(lì)扶助預(yù)算資金撥付信息
信息來(lái)源：財(cái)政部門將預(yù)算資金撥付代理發(fā)放機(jī)構(gòu)后，提供預(yù)算資金撥付信息。
③獎(jiǎng)勵(lì)扶助個(gè)人賬戶建立及資金到位信息
信息來(lái)源：代理發(fā)放機(jī)構(gòu)。
④獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金實(shí)際發(fā)放總量（含結(jié)存情況）
信息來(lái)源：代理發(fā)放機(jī)構(gòu)。
（3）獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作信息：
各地出臺(tái)的各種政策文件、管理規(guī)范、工作動(dòng)態(tài)等。
（二）信息管理
（1）獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象信息管理：人口計(jì)生部門負(fù)責(zé)建立獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)案信息檔案，做好獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象登記、上報(bào)、審批、變更等工作，獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象信息管理實(shí)行年審制。
（2）獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金信息管理：建立獎(jiǎng)勵(lì)扶助目標(biāo)人群和資金需求預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)制度，按要求向財(cái)政部門提供下年度目標(biāo)人群匯總信息和資金需求計(jì)劃，對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)扶助專項(xiàng)資金實(shí)行跟蹤管理。
（3）獎(jiǎng)勵(lì)扶助監(jiān)控管理：包含獎(jiǎng)勵(lì)扶助情況抽樣調(diào)查、獎(jiǎng)勵(lì)扶助情況反饋、獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作綜合調(diào)控、動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理和信息舉報(bào)管理。
（4）獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作管理：主要包括獎(jiǎng)勵(lì)扶助工作信息交流，獎(jiǎng)勵(lì)扶助信息統(tǒng)計(jì)分析等內(nèi)容。
（三）管理程序
1、主要信息流程
（1）人口計(jì)生部門按規(guī)定確認(rèn)本年度的獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象，并將本年度獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象匯總信息和個(gè)案信息報(bào)送財(cái)政部門和代理發(fā)放機(jī)構(gòu)。
（2）財(cái)政部門按照獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象目標(biāo)人群、獎(jiǎng)勵(lì)扶助標(biāo)準(zhǔn)及各級(jí)財(cái)政負(fù)擔(dān)比例，編制下達(dá)經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并將預(yù)算資金撥付代理發(fā)放機(jī)構(gòu)，同時(shí)將預(yù)算資金撥付情況通報(bào)人口計(jì)生部門。
（3）代理發(fā)放機(jī)構(gòu)根據(jù)人口計(jì)生部門提供的獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象名單建立獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人賬戶，并將獎(jiǎng)勵(lì)扶助金及時(shí)足額劃轉(zhuǎn)到獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人賬戶，同時(shí)將建立個(gè)人賬戶和資金劃撥情況反饋財(cái)政和人口計(jì)生部門。
2、個(gè)案信息登記與變更
（1）獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)案信息登記在完成以下程序后進(jìn)行：
①符合獎(jiǎng)勵(lì)扶助條件的對(duì)象向村（居）委會(huì)登記、申報(bào)，填寫《全國(guó)農(nóng)村計(jì)劃生育家庭獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象申報(bào)表》；
②村級(jí)初審并張榜公示，簽署評(píng)議意見(jiàn)；
③鄉(xiāng)級(jí)審核并張榜公示，簽署審議意見(jiàn)；
④縣級(jí)審批并張榜公布，簽署審批意見(jiàn)。
（2）信息上報(bào)程序與時(shí)限。村（居）委會(huì)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）和縣級(jí)人口計(jì)生部門均應(yīng)簽署審核意見(jiàn)，并由主要負(fù)責(zé)人簽字并加蓋單位公章?？h級(jí)人口計(jì)生部門實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象資格確認(rèn)的最后時(shí)限為每年5月底。新增的符合獎(jiǎng)勵(lì)扶助條件的對(duì)象因故未納入的，原則上納入下一年度的獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象確認(rèn)程序。
（3）手工信息報(bào)告和流轉(zhuǎn)制度?！度珖?guó)農(nóng)村部分計(jì)劃生育家庭獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人申報(bào)表》一式三份，由符合獎(jiǎng)勵(lì)扶助條件的對(duì)象填報(bào)后，分別報(bào)經(jīng)村（居）委會(huì)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）和縣級(jí)人口計(jì)生部門審核。最終確認(rèn)的獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象，由縣級(jí)人口計(jì)生部門將《全國(guó)農(nóng)村部分計(jì)劃生育家庭獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人申報(bào)表》的兩聯(lián)分別反饋給鄉(xiāng)、村兩級(jí)保存、歸檔、管理。另一聯(lián)由縣級(jí)人口計(jì)生部門留存?！度珖?guó)農(nóng)村部分計(jì)劃生育家庭獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人申報(bào)表》應(yīng)長(zhǎng)期保存。
（4）獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象實(shí)行年審制度。村、鄉(xiāng)兩級(jí)要加強(qiáng)對(duì)年度獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人信息檔案的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)掌握個(gè)案信息變更情況。并認(rèn)真落實(shí)年審及退出對(duì)象的張榜公示制度。對(duì)隱瞞不報(bào)或上報(bào)不及時(shí)而造成冒領(lǐng)、多領(lǐng)獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金的，依有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定進(jìn)行追繳，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
3、信息錄入與傳輸
縣級(jí)人口計(jì)生部門根據(jù)已確認(rèn)的獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象，負(fù)責(zé)將獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)人申報(bào)表的有關(guān)信息錄入獎(jiǎng)勵(lì)扶助管理信息系統(tǒng)，在上報(bào)地（市）和省級(jí)人口計(jì)生部門同時(shí)直報(bào)國(guó)家人口計(jì)生委。
4、信息處理與應(yīng)用
（1）人口計(jì)生部門、代理發(fā)放機(jī)構(gòu)要建立獎(jiǎng)勵(lì)扶助信息管理制度，并確定專人具體負(fù)責(zé)信息工作，按規(guī)定及時(shí)錄入、變更、處理、傳輸有關(guān)信息。
（2）加強(qiáng)信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為獎(jiǎng)勵(lì)扶助決策、管理、評(píng)估提供必要的信息。如：
①匯總分析獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象和獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金的有關(guān)情況，推算獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象數(shù)量變動(dòng)情況及獎(jiǎng)勵(lì)扶助資金需求情況，為進(jìn)一步分析、把握、調(diào)整獎(jiǎng)勵(lì)扶助制度的運(yùn)行情況，提供數(shù)據(jù)支持。
②提供預(yù)算決算、資金發(fā)放、檢查監(jiān)督所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
③財(cái)政、人口計(jì)生部門、代理發(fā)放機(jī)構(gòu)及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性地開(kāi)展工作。 ④為獎(jiǎng)勵(lì)扶助制度綜合評(píng)估提供基礎(chǔ)信息。
5、信息安全
⑴建立信息處理、利用、發(fā)布制度以及安全管理制度和監(jiān)督機(jī)制，明確使用權(quán)限和安全責(zé)任。
⑵將各種手工記錄等原始資料保存入檔，由專人妥善保管。
⑶做到專機(jī)專用。不得使用盜版軟件。
⑷定期對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)扶助對(duì)象個(gè)案信息庫(kù)中的信息開(kāi)展全面核查和校驗(yàn)，確保個(gè)案信息庫(kù)的完整、準(zhǔn)確。
⑸定期進(jìn)行信息備份，形成安全可靠的備份信息資源。妥善保管賬號(hào)和密碼，不得越權(quán)獲取或處理信息，不得擅自對(duì)外提供內(nèi)部信息。
⑹定期進(jìn)行系統(tǒng)軟件、硬件維護(hù)，做好維護(hù)記錄。建立故障、病毒防范應(yīng)急處理機(jī)制。
（四）基本要求
⑴資源共享。信息的采集應(yīng)使用各部門現(xiàn)有的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，建立協(xié)調(diào)、規(guī)范、有效的信息交流與共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門與機(jī)構(gòu)之間以及人口計(jì)生各職能部門之間的信息流轉(zhuǎn)。
⑵保障安全。定期開(kāi)展信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，建立信息安全應(yīng)急處理工作機(jī)制。
⑶統(tǒng)一規(guī)范，優(yōu)先建立信息收集、信息公示、信息采集、信息登記、信息核查、信息上報(bào)、信息交流、信息變更、信息處理、信息管理、信息應(yīng)用、信息安全、質(zhì)量控制等方面的規(guī)范制度。
⑷因地制宜。各地可根據(jù)本地的工作實(shí)際，在國(guó)家信息管理的大框架下自行確定本地的信息管理體系。
